×

Bericht

EU-privacyrichtlijn

Deze website maakt gebruik van cookies om authenticatie, navigatie en andere functies te beheren. U bent vrij om te kiezen of u het gebruik van cookies toestaat. Als u cookies op uw apparaat laat plaatsen, kunnen wij die informatie gebruiken om de site beter te maken. Hoe wij met uw privacy om gaan kunt u lezen onder -over FFABW- bij -Cookies & Privacy-

Bekijk e-Privacy Richtlijn Documenten

View GDPR Documents

U hebt cookies geweigerd. Deze beslissing kan worden teruggedraaid.

Huishoudelijk reglement van de Stichting Foundation For A Better World

Vastgesteld in de bestuursvergadering 12 april 2017.

 

Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  • Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
  • Elke nieuwe versie van het beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
  • Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.

Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document “Vrijwilligersbeleid”.

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
Het bestuur en de bestuursbesluiten


Het bestuur:

  1. De stichting wordt bestuurd door een bestuur, bestaande uit ten minste drie leden. Het aantal leden wordt, met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde, door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld. 
  2. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
  3. De penningmeester legt uiterlijk in de maand juni aan het bestuur rekening en verantwoording af van het door hem in het voorgaande boekjaar gevoerde beheer.

Het bestuur mag de boeken van de stichting laten onderzoeken door externe deskundige die van zijn bevindingen aan het bestuur verslag doet.


De Raad van Toezicht

  • Op het moment dat er een directeur wordt aangesteld voor de stichting verandert de functie van “het bestuur” in die van de Raad van Toezicht. Een directeur kan pas aangesteld worden als daarvoor voldoende financiële middelen aanwezig zijn. De directeur neemt de verantwoording voor een correct bestuur van “het bestuur” over. De Raad van Toezicht, voorheen “het bestuur”, heeft een controlerende taak en kan, als daar aanleiding toe is, de directeur ontslaan en een nieuwe aanstellen. In de periode dat er geen directeur is, is de Raad van Toezicht “het bestuur” en draagt dan weer zorg voor de hele stichting.


De voorzitter

  • Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.
  • Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement).
  • Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering.
  • Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 100 Euro.
  • Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie.
  • Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de aanstaande herverkiezingsvolgorde.
  • Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
  • Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
  • Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
  • Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.


De vicevoorzitter

  • Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
  • Voert de jaarlijks voorafgaand aan de jaarvergadering een kascontrole uit. De vicevoorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ondersteunt een ander bestuurslid de penningmeester, bij toerbeurt.
  • Doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar.
  • Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen.
  • Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge.
  • Is klokkenluider: houdt intern toezicht op het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement en de afspraken op bestuursvergaderingen. Vervult deze rol tot het moment dat er een Raad van Toezicht deze rol kan overnemen.
  • De vicevoorzitter beheert de CRM-database, waarin de gegevens van bestuurleden, ex-bestuursleden, de donateurs en de vertegenwoordigers van de gesubsidieerde goede doelen zijn vastgelegd. Hij of zij zorgt ervoor dat deze database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

De penningmeester

  • Voert de financiële administratie.
  • Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
  • Stelt financiële overzichten op.
  • Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
  • Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650 Fondsenwervende organisaties.
  • Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen.
  • Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retour bezorging.
  • Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit.
  • Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro.
  • Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
  • Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen.
  • Onderhoudt contact met sponsoren en subsidieverstrekkers.

De secretaris

  • Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
  • De datum en plaats van de vergadering
  • De aanwezige en afwezige bestuursleden
  • De genomen besluiten.
  • Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op.
  • Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
  • Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
  • Archiveert alle relevante documenten.
  • Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via Google Drive voor alle bestuursleden te downloaden is.

De webmaster (vacature)

  • Beheert de website.
  • Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is.
  • Beheert de structuur van de website.
  • Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is.
  • Voert de eindredactie van teksten op de website.
  • Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen.
  • Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl.
  • Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren.
  • De webmaster voert de eindredactie over de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning.
  • Ziet toe op correct gebruik van de Facebook pagina.

Besluiten

Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen. Het bestuur is niet bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt.

Het bestuur

  • Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn.
  • Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering.
  • Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen.
  • Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt.

Vergaderingen

  • De secretaris roept op tot de vergaderingen. Hij maakt van hetgeen in de vergadering is besproken en besloten notulen op, die door hem en de voorzitter worden ondertekend. Fungeert de secretaris als voorzitter, dan geschiedt het notuleren door de penningmeester.
  • Ieder lid van het bestuur heeft recht op een door secretaris uit te reiken en door hem te ondertekenen kopie van de notulen.
  • Ieder bestuurslid heeft het recht een onderwerp op de agenda te plaatsen, ook tijdens de vergadering.
  • Het bestuur is bevoegd zowel in als buiten vergadering besluiten te nemen. In het laatste geval is daartoe vereist, dat alle bestuursleden hun stem schriftelijk uitbrengen.
  • Tenzij in deze statuten anders wordt bepaald, worden besluiten genomen met volstrekte meerderheid van stemmen.
  • De stemmingen geschieden mondeling, tenzij een bestuurslid schriftelijke stemming verlangt. Stemming bij acclamatie is geoorloofd, indien geen van de bestuursleden zich daartegen verzet.
  • Mocht er bij stemming over personen bij de eerste stemming geen meerderheid worden verkregen, dan zal een nieuwe stemming plaats vinden. Indien ook dan geen meerderheid verkregen wordt, zal bij een tussenstemming worden beslist tussen welke personen zal worden herstemd.
  • Staken bij een tussenstemming of herstemming de stemmen, dan beslist het lot.
  • Indien een voorstel zaken, zijnde geen personen, betreft, wordt het bij staken van de stemmen als verworpen beschouwd. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Frequentie

  • Het bestuur vergadert ten minste 1 maal per maand en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  • Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  • Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in inachtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het opmaken van de notulen.
  • Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur.
  • Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Agenda

  • Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
  • e secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website.
  • Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  • Vergaderingen worden tijdens de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd.


Inbreng tijdens de vergadering

  • Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
  • Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
  • Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is;
  • Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
  • Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  • Donateurs;
  • Gesubsidieerde goede doelen;
  • Goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen;
  • De media.


Gelet op het internationale karakter van de stichting zal de communicatie in het Nederlandse en Engelse taalgebied onder verantwoordelijkheid van de voorzitter vallen en de verantwoordelijkheid voor de PR-activiteiten onder verantwoordelijkheid van het bestuurslid die deze taak vervult. Alle communicatie wordt vooraf en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

Donaties en declaraties

  • Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de notaris van de stichting. Deze is hiertoe bij akte gemachtigd;
  • Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
  • Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
  • Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort;
  • Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit . Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
  • In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;
  • Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren;
  • Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd, te downloaden vanaf de bestuurssectie van de website;
  • Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

Royement

  • Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
  • Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten.

Kascommissie

  • De kascommissie controleert de jaarrekening en het financieel jaarverslag.
  • De kascommissie moet bestaan uit ten minste twee personen die niet in het bestuur van de organisatie zitten. De partner van de voorzitter en de penningmeester zijn uitgesloten als lid van de kascommissie.
  • Kascommissieleden beschikken over voldoende financiële kennis om de jaarstukken te controleren. De kascommissie zal als het gaat om het financieel verslag een gesprekspartner voor de penningmeester zijn.
  • Alleen het bestuur heeft de bevoegdheid om de leden van de kascommissie te benoemen of uit hun functie te zetten.

Plaatsvervangende leden:

  • Om te voorkomen dat het werk van de kascommissie door bijvoorbeeld ziekte niet tijdig kan worden uitgevoerd, wordt door het bestuur een of meerdere plaatsvervangende leden aangewezen.

 

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

  • De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.

Slotbepalingen

  • In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
  • Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, alsmede een elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Google Translate